Software Manutenzione Impianti: a cosa serve
Un software manutenzione web based di facile utilizzo, flessibile e intuitivo per le maestranze, consente a tutti gli operatori (dai supervisori ai tecnici, dai subcontractors ai clienti, dagli addetti alla logistica agli impiegati amministrativi) un utilizzo agevole nella gestione, nella pianificazione e nella rendicontazione di tutte le attività manutentive e di conduzione degli asset di impianti industriali, edifici, macchinari e infrastrutture.
A seconda delle necessità e degli obiettivi, un software manutenzione può privilegiare la gestione degli impianti, dotandoli di sistemi IoT, può rivolgersi in particolare a esigenze interne, se viene adottato da un’azienda che organizza le proprie manutenzioni senza appoggiarsi a ditte specializzate esterne, o può costituirsi come un vero e proprio gestionale per servizi di manutenzione in quelle aziende che sono appunto specializzate nell’erogare in modo strutturato manutenzioni, interventi tecnici e assistenze.
È proprio in questa accezione che il software manutenzione impianti si configura come un Field Service Management e permette di gestire e aggiornare anagrafiche clienti e fornitori, materiali e attrezzature (in tal caso parliamo anche di software manutenzione impianti resource centric) centralizzando da un lato le manutenzioni programmate e, dall’altro, le richieste di intervento che possono provenire per imprevisti, emergenze o su segnalazioni dei tecnici recatisi sul luogo per un’attività manutentiva che riscontrano ulteriori necessità non contemplate. Naturalmente il sistema consente l’emissione di ordini di lavoro, monitorando le risorse (personale, attrezzature, mezzi, materiali, ecc.). Le funzioni di un software gestione manutenzione sono molte e le abbiamo descritte meglio nella pagina Funzioni (clicca qui) .
Naturalmente un’applicazione che coinvolga trasversalmente più funzioni aziendali (se ancora l’azienda fosse organizzata a silos, come si suol dire) deve essere modulare e flessibile, personalizzabile in base alle esigenze e alle caratteristiche dell’organizzazione e del settore di appartenenza (a tal proposito, scopri tutti i settori e ambiti di manutenzione in cui il nostro FSM è stato adottato: Energia, Refrigerazione, Alimentari, Sanità e residenziale protetto, Utilities, Industria, Retail e GDO, Estrattivo, PA, PMI, ecc.) deve poter agevolmente entrare nello specifico contesto operativo ed essere in grado di ottimizzare i processi di manutenzione richiesti: dagli interventi sollecitati in emergenza, derivati da guasti o danneggiamenti improvvisi, fino a interventi di manutenzione programmata e persino predittiva.
Software Manutenzione Impianti: i vantaggi
Tra i più comuni vantaggi che vengono di solito ricordati, quando s’invita a riflettere sull’adozione di un software manutenzione impianti, si annoverano:
- L’inventario dinamico degli asset: la gestione organica delle risorse porta a definire tutte le anagrafiche delle risorse aziendali e ad avere un quadro particolareggiato della consistenza patrimoniale dell’organizzazione.
- La gestione di manutenzioni, attività, risorse e planning in un unico ambiente: gestire l’intero ciclo delle attività tecnico-manutentive, dalla pianificazione alla fatturazione finale, tenendo sotto controllo ogni elemento, dalle risorse materiali a quelle umane, è in modo acclarato l’approccio più efficiente. Invariabilmente l’implementazione del sistema comporta l’adozione di un mind-set diverso, ma anche questo scoglio è stato superato grazie alle tecnologie di un software in cloud. Di fatto una piattaforma cross-mediale (consente lo scambio e la condivisione di diversi formati di informazioni, sia video che dwg e ogni altro), cross-device (consente l’accesso da dispositivi diversi come pc e smartphone) e cross-funzionale (permette la consultazione a tutti gli attori coinvolti, con diversi livelli di autorizzazioni) consente di unificare la gestione dei dati e di renderli disponibili in tempo reale migliorando notevolmente le performance (rendendole anche più facilmente misurabili).
- L’adeguamento repentino al variare delle normative: centralizzare lo scambio dati e i processi consente di variare in modo tempestivo, trasmettendo simultaneamente a tutti gli attori coinvolti, i nuovi parametri, le nuove procedure e gli accorgimenti che si rendono necessari per rispettare le leggi. Naturalmente questo si trasforma in una migliore protezione anche legale in termini di responsabilità penale e civile sulla sicurezza di impianti, edifici, macchinari e infrastrutture. Come conseguenza pratica, aumenta la sicurezza anche del personale e del modo in cui affronta gli interventi.
- I minori errori, e il maggior risparmio: come si ricorda dalla prima pagina di questo sito sull’approccio coordinato, attraverso un software di gestione delle manutenzioni e degli interventi tecnici di assistenza, gestire, definendo in modo accurato e flessibile programmi di assistenza e strategie di interventi manutentivi, ha ricadute positive nell’organizzazione di chi eroga il servizio e per chi conduce gli impianti, che a fronte dell’ottimizzazione delle prestazioni e del migliorato ciclo di vita dei beni, constaterà i benefici in termini di riduzione di sprechi e risparmio economico derivante dal servizio che valorizzerà.
Software Manutenzione Impianti: funzionalità di un Field Service Management Software
Le funzionalità di un buon software per la gestione delle manutenzioni, dovrebbe coprire l’intera gamma delle esigenze correnti e future del cliente. Configurandosi come un vero e proprio sistema informativo sugli impianti e il loro ciclo produttivo; dovrebbe consentire di definire la manutenzione predittiva, ordinaria e straordinaria, la gestione dei ricambi, la valutazione del rischio e le azioni per far fronte agli imprevisti. In sostanza la presa in carico dell’intervento, con il suo tipico scenario che include la pianificazione, l’assegnazione dei tecnici, l’impegno delle risorse, l’esecuzione, la rendicontazione e la fatturazione, è l’aspetto operativo, ma sul piano strategico, un software manutenzione dovrebbe offrire anche:
- la gestione tecnica di qualsiasi tipologia di asset (impianti industriali, edifici, grounds, impianti energetici, flotte di veicoli, apparecchiature elettromedicali, ecc.) attraverso moduli parametrici che consentano di configurare ogni aspetto per le sue specificità;
- il controllo dell’intero processo di manutenzione garantendo un service delivery (fornitura del servizio) efficiente in ogni passaggio;
- una migliore programmazione strategica e operativa grazie alla maggiore conoscenza dei propri asset e alla flessibilità di gestirli in modo flessibile anche in tempo reale;
- il controllo e l’ottimizzazione del personale impiegato attraverso servizi di geolocalizzazione e virtualizzazione della presenza, rilevabile con sistemi integrati (si veda ad esempio il nostro Mobyx, software e app per la rilevazione presenze, la timbratura virtualizzata e la gestione del personale);
- l’integrazione dell’ambiente con i sistemi informativi aziendali attraverso web services e API in modo da consentire un interscambio virtuoso tra tutte le funzioni coinvolte (amministrazione, logistica, ufficio personale, account manager, operation manager, ecc.);
- l’apertura sicura con livelli diversificati di autorizzazione in entrambi i versi della supply chain, da un lato ai clienti perché possano monitorare il piano strategico delle manutenzioni e l’andamento delle attività, dall’altro l’accesso diversificato ai subfornitori, ai subcontractors e ai partner per raccogliere e fornire informazioni mediante lo stesso strumento che già mette in relazione tutte le informazioni e tutti gli attori.
Software Manutenzione impianti: Cloud, APP Native e web services per condividere i dati anche con clienti e subcontractors
Abbiamo già affrontato l’argomento del modello collaborative working disruptive innovation lanciata da Google e salita alla ribalta con l’imporsi del cloud computing (qui il capitolo dedicato ai software manutenzione su cloud) quando per primo Google lo introdusse. Di fatto collaborare e condividere in tempo reale con tecnici, clienti e fornitori (la catena dell’approvvigionamento di materiali, ma anche l’integrazione dei sistemi dei subcontractors e dei terzisti), è il punto di partenza per migliorare le prestazioni, gestire in modo efficiente impianti e asset, pianificare la manutenzione programmata e rispondere in modo tempestivo alle richieste di assistenza straordinaria. Un software gestione manutenzione inizia da qui.
Tutto in un’unica piattaforma web: Rapporti di intervento da pc, tablet e smartphone, Geolocalizzazione delle squadre e del singolo tecnico sul territorio grazie all’integrazione con Google Maps, programmazione degli interventi di assistenza, rendicontazione delle ore, di attività e materiali, gestione delle manutenzioni programmate e degli interventi, assistenza post vendita, sistema di ticketing e help online, assistenza, emissione e gestione degli ordini di lavoro automatica e dinamica, messaggistica push e alert nei dispositivi, scheduling drag & drop e molto altro, sono tutte funzioni indispensabili per trasformare la gestione delle manutenzioni in modo proattivo, da costo a opportunità.
Il sistema diventa intelligente, aperto e comunica in modo corretto a chi serve quando serve. Per i tecnici è semplice essere aggiornati ciascuno per le proprie attività e impellenze, grazie all’App disponibile su Play Store, Apple Store e anche per sistema Huawei che permette di ottimizzare e di automatizzare la programmazione di ogni giornata, di avere accesso ai soli documenti richiesti per l’attività assegnata, di aprire una linea diretta con il supervisore, di ricevere notifiche push e raccogliere informazioni da inviare per chiedere ulteriori ragguagli (foto, registrazioni vocali, appunti, ecc.), di seguire la procedura grazie a checklist precompilate dai supervisori, di consultare le distinte materiali e ricambi, di compilare un rapportino di lavoro con firma digitale e consuntivazione degli interventi manutentivi da loro eseguiti. In ogni luogo e in ogni momento, il personale tecnico, grazie all’app, può accedere al sistema di gestione degli Ordini di Lavoro e usufruire di una vasta gamma di funzionalità.
In questo modo il manutentore diventa un protagonista attivo non per la fase di erogazione del servizio di manutenzione assegnato, ma anche nella fase amministrativa successiva, che grazie al sistema arriva fino al documento riepilogativo a cui basta anche un solo semplice passaggio autorizzativo per diventare fattura; in veste di rappresentante dell’azienda, inoltre, procede puntualmente al censimento degli impianti, dei componenti e degli asset per aggiornare, correggere ed efficientare i programmi di manutenzioni; diventa infine un tecnico commerciale, che ha instaurato una relazione con i referenti delle aziende clienti con cui può costruire un rapporto di consulenza e dare consigli per upgrade, ulteriori attività che ritenga da valutare e utili.
Ridurre questa complessità traducendola in uno strumento semplice da usare, con la possibilità di personalizzare in modo flessibile maschere e procedure, è la sfida di chi sviluppa applicazioni e software per il Field Service Management (CMMS Computerized Maintenance Management System, Asset Management Software o Software Manutenzione che dir si voglia) in grado di far fluire in modo lineare la gestione dell’intero flusso operativo di un OdL, dello scheduling e dei calendari, delle matricole di impianto, della geolocalizzazione degli asset e dei tecnici, dei permessi di lavoro, delle checklist e dei rapportini di lavoro con la possibilità di apporre la firma digitale/elettronica.
Grazie alla possibilità di impiego anche in assenza di connessione alla rete mobile o a un SSID, che prevede l’aggiornamento automatico del database non appena questa torna a essere disponibile, il software manutenzione su cloud è oggi la via di accesso alla digitalizzazione efficiente dell’azienda.
