Gestionale Assistenza: Perché integrare con la Gestione delle Commesse l'Assistenza Tecnica?
Per un’azienda che ha come parte del proprio core business interventi di manutenzione, l’efficienza e la tempestività dell’assistenza tecnica sono elementi fondamentali per garantire la soddisfazione dei clienti e il corretto funzionamento degli asset (macchinari, impianti ma anche servizi). A tal fine, l’utilizzo di un gestionale assistenza moderno e avanzato può rappresentare un’importante risorsa per ottimizzare la gestione e l’erogazione dei servizi di assistenza tecnica. In questo articolo, esploreremo le potenzialità di un gestionale assistenza, approfondendo le sue funzionalità, i vantaggi che offre alle aziende e perché Appsistance costituisce la soluzione integrata che copre l’intero ciclo di vita del processo di assistenza tecnica.
I vantaggi di un Gestionale Assistenza avanzato, integrato agli altri Software aziendali e aperto a Clienti e Subfornitori
Un gestionale assistenza è uno strumento software progettato per gestire in modo efficiente e organizzato tutte le attività legate all’assistenza tecnica. Offre una serie di vantaggi significativi per le aziende che operano nel settore dei servizi tecnici in molti settori, soprattutto nell’ambito metalmeccanico. Vediamo quali sono i principali benefici che un gestionale assistenza può offrire:
- Ottimizzazione della pianificazione: Grazie a un gestionale assistenza, le aziende possono programmare e gestire in modo efficace le attività di assistenza tecnica, assegnando risorse, pianificando gli interventi e monitorando i tempi di esecuzione. Appsistance è dotato di funzioni avanzate per la gestione dei contratti, delle SLA, con scadenziari e interventi ricorsivi, offre alert e comunicazioni in real time ai responsabili. Appsistance gestisce, naturalmente, anche i macchinari e i singoli componenti con numero di matricola in modo da avere una maggiore precisione nel definire il planner.
- Tracciabilità degli interventi: Il gestionale assistenza permette di registrare e tracciare tutti gli interventi di assistenza effettuati, garantendo una completa visibilità sullo stato di avanzamento delle richieste dei clienti. Appsistance, inoltre, consente livelli di accesso protetti e diversificati per consentire ai clienti stessi e ai subfornitori, di interagire con la pianificazione aziendale, con le limitazioni e le concessioni del caso. Questo consente un controllo preciso sulle tempistiche, su tutte le risorse impiegate. Consente inoltre di essere un plus offerto al cliente e una miglioria offerta nelle gare d’appalto.
- Gestione delle risorse: Un gestionale assistenza consente di tenere sotto controllo le risorse aziendali, quali tecnici, attrezzature e materiali, ottimizzando la loro allocazione e garantendo un utilizzo efficiente. Con la sua nuova funzione integrata di gestione delle commesse (che può essere collegata a qualunque gestionale aziendale) Appsistance diventa un vero e proprio asset allocator, in cui vengono gestite e mostrate con apposite dashboard le disponibilità e gli impegni.
- Miglioramento della comunicazione: Grazie al gestionale assistenza, è possibile stabilire una comunicazione più efficace con i clienti, fornendo loro aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle richieste di assistenza e offrendo un servizio di supporto più tempestivo e personalizzato.
- Monitoraggio delle performance: Il gestionale assistenza permette di raccogliere e analizzare dati e metriche relative alle attività di assistenza, consentendo di valutare le performance del servizio offerto e identificare eventuali aree di miglioramento. Con Appsistance si dispone di una funzione Rapportino di intervento (abbiamo parlato in questo articolo dei rapportini di lavoro app e cloud) con cui i tecnici rendicontano puntualmente le attività, possono avvalersi di checklist di azioni, in modo tale che anche i meno esperti possano ossequiare una procedura convalidata. Con il rapportino è possibile raccogliere immagini, informazioni e aprire nuovi ticket di assistenza.
- Automazione dei processi: Grazie alla sua natura automatizzata, un gestionale assistenza riduce la dipendenza da processi manuali, migliorando l’efficienza complessiva e riducendo gli errori umani.
- Incremento della soddisfazione del cliente: Un gestionale assistenza consente alle aziende di offrire un servizio di assistenza tecnica più veloce, accurato e personalizzato, migliorando significativamente la soddisfazione del cliente e contribuendo alla fidelizzazione.
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Gestionale assistenza: l'importanza della gestione delle commesse
Un aspetto fondamentale di un software di gestione dell’assistenza completo e efficiente è la presenza di funzionalità di gestione delle commesse. La gestione delle commesse è un elemento cruciale per le aziende che forniscono servizi di assistenza tecnica, in quanto consente di allineare alla contabilità industriale anche le attività di manutenzione. In particolare offre:
- una puntuale e tempestiva informazione sui materiali e i riordini;
- un’attenta gestione dei costi che si traduce in efficienza;
- una riduzione degli sprechi che si traduce in risparmio;
- un’imputazione dettagliata dei materiali usati negli interventi e caricati direttamente sulla commessa.
Misurazione di marginalità, costi e ricavi delle attività
La gestione delle commesse consente di organizzare e strutturare le attività di assistenza intorno a un nucleo pre-esistente. Ogni commessa rappresenta un incarico, anche se non propriamente un centro di costo e ricavo, è uno specifico insieme di attività e materiali che deve essere misurata per sapere se si è in attivo o in perdita, se si stanno sforando tempi o materiali. È evidentemente necessario tenere una contabilità analitica per sapere realmente se si è efficienti e se quanto si sta facendo porta a una marginalità soddisfacente. In pratica, grazie all’integrazione di Appsistance, è possibile tenere sotto controllo i costi e i ricavi associati a ciascuna attività di assistenza. È possibile registrare i costi dei materiali utilizzati, delle ore lavorate dai tecnici e di eventuali servizi esterni. Inoltre, è possibile registrare i ricavi derivanti dalle commesse e monitorare la redditività delle attività di assistenza. Queste informazioni consentono di valutare l’efficienza operativa, calcolare il margine di profitto e prendere decisioni informate per migliorare la gestione finanziaria dell’azienda.
Stato di avanzamento, ritardi e migliorie
La gestione delle commesse consente di tracciare e monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna attività. È possibile registrare informazioni dettagliate come data di inizio e fine, tempi di intervento, materiali utilizzati e costi associati. Ciò permette di tenere traccia dei progressi, identificare eventuali ritardi o problemi e prendere tempestivamente le azioni correttive necessarie.
Assegnazione delle risorse a livello aziendale
L’integrazione di Appsistance con la gestione delle commesse consente di controllare a livello macro tutte le risorse aziendali (personale, ma anche automezzi, attrezzature, ecc.). Appsistance, così, permette di assegnare in modo ottimale le risorse aziendali alle diverse attività di assistenza. Grazie a questa funzionalità, è possibile assegnare i tecnici più idonei in base alle loro competenze e disponibilità, riducendo i tempi di intervento e migliorando la qualità del servizio fornito. Inoltre, è possibile gestire in modo efficiente l’inventario dei materiali, assicurandosi che siano disponibili i componenti necessari per soddisfare le richieste di assistenza.
Reportistica e analisi
Un software di gestione delle commesse offre anche strumenti avanzati per la generazione di report e l’analisi dei dati relativi alle attività di assistenza. È possibile visualizzare dati aggregati sulle commesse, come il numero di commesse aperte, in corso o completate, i tempi medi di esecuzione e i costi associati. Queste informazioni permettono di valutare le prestazioni dell’azienda, individuare eventuali aree di miglioramento e prendere decisioni strategiche basate su dati concreti.
Customer satisfaction
La gestione delle commesse svolge, infine, un ruolo chiave nell’aumento della soddisfazione del cliente. Grazie a questa funzionalità, è possibile aggregare e tenere traccia delle richieste di assistenza dei clienti e garantire una gestione efficiente e tempestiva. I clienti, come abbiamo visto, possono essere informati sullo stato delle commesse in tempo reale e ricevere notifiche sugli aggiornamenti e sugli interventi effettuati. Una gestione accurata delle commesse contribuisce a fornire un servizio di assistenza di qualità, migliorando la fiducia e la fedeltà dei clienti.
